Libérez le plein potentiel de votre entreprise avec Toyota Kata

Toyota Kata est un excellent outil pour les entreprises qui souhaitent passer à la vitesse supérieure dans leurs efforts d’amélioration continue. En quelques mots, il s’agit d’une façon unique de diriger son entreprise, inspirée de la méthode Lean éprouvée de Toyota.

 Elle se base essentiellement sur deux éléments :

• Improvement Kata (Kata d’amélioration) - une manière de penser et d’agir systématique et scientifique. Ne croyez pas tout ce que vous voyez, testez-le !  Le raisonnement scientifique consiste à tester en permanence des hypothèses et à mener des expériences pour découvrir les mécanismes du progrès. L’accent n’est pas mis sur la recherche d’une solution définitive, mais sur la nécessité de toujours anticiper l’étape suivante. Voilà où nous nous trouvons aujourd’hui, comment pouvons-nous progresser ?
• Coaching Kata - libérer tout le potentiel de l’ensemble des collaborateurs pour le mettre à profit. L’idée n’est pas de présenter une solution définitive aux difficultés rencontrées par l’entreprise. Vous devez apprendre à vos collaborateurs à résoudre les problèmes par eux-mêmes. Il s’agit de créer un environnement dans lequel tous les collaborateurs se sentent investis et proposent des solutions. C’est là que se trouve le potentiel ; il ne tient qu’à vous d’allumer l’étincelle. 

Kata est un mot emprunté du karaté, l’art martial japonais. Ce terme décrit le long processus d’apprentissage d’un mouvement par le karatéka jusqu’à ce que son exécution devienne aussi naturelle que la respiration. L’objectif est donc que les efforts d’amélioration et la pensée scientifique dans Toyota Kata deviennent naturels. Toute l’entreprise doit respirer Lean. 

« Improvement kata », mode d’emploi

Toyota Kata comporte généralement les étapes suivantes :

• Comprendre où vous allez et repérer la difficulté. Vous pouvez, par exemple, visualiser un état futur souhaité dans un story-board. 

• Comprendre la situation aujourd’hui. Vous pouvez réaliser une « Current condition analysis », cartographier l’importance de la demande par rapport à la production, etc. 

• Fixer un objectif. Vous devez décider de ce que vous voulez atteindre et fixer un calendrier d’exécution. Vous pouvez également créer un « obstacle parking lot » pour y recenser tous les obstacles qui vous attendent. 
• Commencer à expérimenter et observer ce qui vous rapproche de l’objectif. Vous documentez alors chaque étape des expériences et faites un bilan des résultats.  

« Coaching kata », mode d’emploi

Le « Coaching kata » consiste à enseigner la pensée scientifique à ses collaborateurs et à les motiver. La méthode n’est ni compliquée ni chronophage. Elle consiste à discuter régulièrement avec l’« élève » et à lui poser des questions afin de visualiser son raisonnement et lui donner des conseils. Par exemple : 

• Quel est l’objectif visé ?
• Quelle est la situation aujourd’hui, et comment en est-on arrivé là ?
• Qu’est-ce qui nous empêche d’atteindre l’objectif et sur quel obstacle travaillez-vous actuellement ?
• Quelle est la prochaine étape ? Et quelles sont vos attentes ? 
• Quand pourrons-nous tirer des leçons de cette étape ?

C’est un peu comme coacher une équipe de football. Ce n’est pas à vous de jouer ou d’apporter une solution définitive sur la façon de gagner la partie. Votre tâche, en tant que coach, consiste à amener les joueurs à trouver leurs propres solutions face aux imprévus en cours de match.

Pourquoi utiliser Toyota Kata ?

Développer en permanence son entreprise et pérenniser les changements n’est pas la tâche la plus facile. Les outils visuels Lean constituent une excellente première étape. Mais aller plus loin et créer une « culture d’entreprise Lean » oblige à changer sa façon de penser et celle de son entreprise. Toyota Kata est la clé pour y parvenir.

L’approche Kata numérique facilitée par Mevisio

Toyota Kata peut s’adapter au format numérique si l’objectif est de faciliter la tâche du coach et de l’élève. Avec Mevisio, vous pouvez :

• Établir un lien clair entre les objectifs et les stratégies globales de l’entreprise afin d’orienter les initiatives Kata sur ce qui prime.

• Planifier les activités d’amélioration et les gérer avec la méthode PDCA.

• Documenter les expériences, par exemple en prenant des photos avec votre téléphone portable pour les partager via Mevisio.
• Partager les informations et associer d’autres personnes.
• Visualiser des story-boards numériques. 
• Consigner les obstacles dans un « obstacle parking lot ».

Pour résumer, Mevisio permet de partager très facilement les informations au sein de l’entreprise et de planifier le suivi des résultats des différentes expériences, ce qui simplifie considérablement le travail de Kata. La plateforme est personnalisable en fonction de votre mode de travail – considérez donc les points ci-dessus comme la partie émergée d’un iceberg. 

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